Eingangsrechnungen erfassen

Per

In diesem Feld wird die Periode ausgewählt, und zwar immer die Periodennummer laut Periodeneinteilung. (kann mit der Taste Werteliste abgefragt werden)

Ist dieses Feld befüllt, kann man mit Bild hinunter in die Buchungszeile wechseln, oder man füllt weiter Felder für das Datum aus.

Bdat	In diesem Feld steht das dazugehörige Buchungsdatum (der letzte Tag einer Buchungsperiode).

ED	Dieses Feld zeigt das Erfassungsdatum an; nach diesem Datum wird das Journal ausgedruckt.

Eing. Dat	ist das Eingangsdatum

Weit. Dat.	ist das Weiterleitungsdatum

BA	Im ersten Feld wird die Buchungsart erfasst (z.B. ER), wodurch sämtliche in der Maske 252 Buchungsarten eingestellten Parameter aktiviert werden.

BS	Das Feld Buchungssymbol wird in der Regel übersprungen, da das Buchungssymbol meist bereits in der Buchungsart voreingestellt ist. Ist dies nicht der Fall, so wird hier ein Buchungssymbol eingegeben, das auf der OP-Liste angedruckt wird.

BelDat	Als Belegdatum ist immer das Rechnungsdatum (bei Bankbuchungen das Auszugsdatum) zu wählen, auch wenn dieses Datum nicht in der ausgewählten Buchungsperiode ist. (Der Monat lässt sich überschreiben.) Das Belegdatum wird auch für Mahnungen, Fremdwährungen, Konditionen, Zahlungsverkehr sowie die OP-Verwaltung herangezogen.

BelNr	Die Belegnummer dient bei Rechnungen zur OP-Zuordnung. Mit dieser Belegnummer wird bei der Zahlung der OP-Ausgleich durchgeführt. Diese Nummer sollte nach Möglichkeit mit jener Belegnummer identisch sein, die dann auf dem Zahlungsbeleg aufscheint. In der Regel wird das die auf der Rechnung angedruckte Rechnungsnummer sein. Ist die Nummer identisch, so wird die Verbuchung der Zahlung wesentlich vereinfacht. Die Belegnummer dient zur eindeutigen Identifikation eines Beleges.

Fremdbelegnummer	Eine weitere Möglichkeit ist die Erfassung der internen fortlaufenden Belegnummer bei Eingangsrechnung, wobei die Rechnungsnummer (lt. Lieferantenbeleg) in die Fremdbelegnummer eingegeben wird. Um in dieses Feld automatisch zu kommen, muss man in der Maske 252 Buchungsarten die gewünschte Einstellung wählen.

Erweiterung Belegnummer und Fremdbelegnummer

Die erste Erweiterung betrifft das Feld Belegnummer der Maske 2/5610. Wird eine in 732 erzeugte Eingangsrechnung in die Maske 5610 gestellt, dann wird durch einen gesetzten Parameter im Hintergrund die Belegnummer (Feld BelNr) automatisch erhöht.

Die zweite mögliche Erweiterung betrifft das Feld Fremdbelegnummer der Maske 2/5610. Wird eine Rechnung gescannt, dann wird das Feld Belegnummer der Maske 732 automatisch mit dem Dateinamen der Rechnung befüllt. Wird dann diese Rechnung über das 732er Blockmenü erzeugt und in die Maske 5610 gestellt, dann besteht die Möglichkeit, dass das Feld Fremdbelegnummer der Maske 5610 automatisch mit dem Dateinamen aus dem Feld Belegnummer der Maske 732 befüllt wird.

Hinweis: Werden diese Änderungen gewünscht, dann melden Sie sich bitte bei den Mitarbeitern des Supports, damit die Einstellungen von uns durchgeführt werden können.

Konto	Das Konto ist bei Rechnungen immer ein Personenkonto, in diesem Fall ein Kreditorkonto. Wird das Konto angesprochen, so erscheint im Feld Saldo der aktuelle Saldo (bei letztem Commit).
	Ist die Kontonummer nicht bekannt, so kann folgendermaßen abgefragt werden:
Konto-Abfrage
	Im Feld Konto wird bei Sachkonten eine 1, bei Debitoren eine 2 und bei Kreditoren eine 3 eingegeben und die Taste Werteliste (z.B. 3 ) gedrückt. Man wechselt in die Maske 302 Kurzinfo-Sachkonto oder 352 Kurzinfo- Personenkonto, wo man nach dem Kontennamen bzw. nach dem Synonym abfragen kann. Wird das Konto gefunden, so übernimmt man es mit Commit ( ) in die Buchungsmaske.
	Wie in der Maske 5614 besteht auch in der Maske 5610 die Möglichkeit die Kontosuche ohne Eingabe von 2 oder 3 durchzuführen, indem man einfach den Namen im Feld Konto eingibt.
Konto-Anlage
	Es besteht aber auch die Möglichkeit einen noch nicht existierenden Kreditoren über das Blockmenü „Persk. neu“ wie aus der Buchungsmaske 502 bekannt, anzulegen.
UID Überprüfung
	Wird ein Personenkonto im Feld Konto erfasst, baut IGEL eine Verbindung zum Finanzamt auf, überprüft die UID Nummer auf seine Richtigkeit, und bringt die daraus resultierende Informationsmeldung unterhalb der Anzeige der Konto-Bezeichnung. Ist die Nummer korrekt, wird sie in grün dargestellt, und ist sie nicht korrekt, dann ist die Meldung unterhalb der Kontobezeichnung rot dargestellt.
Berechtigung bezgl. Kontoauszug 6010
	Ist ein User nicht für den Kontoauszug 6010 berechtigt, kann dieser über das Feld Konto nicht mehr mit F4 in den Kontoauszug 6010 durchsteigen. Es erscheint eine Meldung: „Ich darf diese Programm leider nicht aufrufen!“

S	Neben dem Konto gibt es das Feld S. Es zeigt bei Sachkonten an, ob auf diesem Konto Einzelbuchungen oder Sammelbuchungen vorgenommen werden. Diese Definition wird aus der Sachkontendefinition übernommen, kann aber pro Buchungszeile übersteuert werden. So ist es möglich, einzelne Buchungen als Einzelbuchungen auf Konten zu buchen, wo normalerweise nur Sammelbuchungen gemacht werden.

Gegenkonto	Im Feld Gegenkonto wird bei Rechnungen das Sachkonto eingegeben. Die Kontenneuanlage und -suche erfolgt im Feld Gegenkonto sowie im Feld Konto (siehe oben). Neben dem Gegenkonto befindet sich das Feld S, welches anzeigt, ob es sich auf dem Gegenkonto um eine Einzel- oder eine Sammelbuchung handelt.

Von der Definition des Gegenkontos in 2/300 ist es auch abhängig, ob Umsatzsteuer gebucht und eine Kostenstelle berücksichtigt wird.

KS/T	Wurde bei den Sachkonten Kostenstellen angelegt, dann wird im Feld KS/T die Kostenstellennummer eingegeben. Auf diesem Feld kann mit der Taste Werteliste () die gewünschte Kostenstelle ausgewählt werden. Wird keine Kostenstelle ausgewählt, so gerät man in eine Kostenstellensplittbuchung. Der gesamte Nettobetrag muss auf Kostenstellen aufgeteilt werden. Die Splittbuchung ist dann beendet, wenn im Kontrollfeld Null steht.

Betrag	In der Spalte wird der Buchungsbetrag (brutto oder netto, je nachdem was im Feld B steht) eingegeben. Es können maximal 2 Kommastellen eingegeben werden. Der Betrag wird ohne Tausenderpunkt mit dem Komma auf dem numerischen Block eingegeben. Sind keine Cent Beträge zu erfassen, so müssen keine Nullen eingegeben werden. In diesem Feld besteht eine Rechenfunktion, bekannt schon von der Buchungsmaske 502.

S/H

Das Soll-Habenkennzeichen bezieht sich immer auf das erste Konto; in der Regel auf das im Feld Konto eingetragene Konto. Ist im Feld Konto kein Konto eingetragen (Splittbuchung), dann bezieht sich das Soll- Habenkennzeichen auf das Gegenkonto.

USt/Skto

Im Feld USt/Skto wird bei einer Umsatzsteuerbuchung der Umsatzsteuerbetrag angezeigt. Ist der Vorsteuercode *, so kann im Feld USt/Skonto der Umsatzsteuerbetrag eingegeben werden.

Bei Zahlungen mit OP-Ausgleich (Vollausgleich) wird in diesem Feld der Skonto angezeigt bzw. erfasst.

Text

Im Feld Text können bis zu 240 Zeichen Text erfasst werden.

Der Buchungstext besteht aus zwei Teilen, was den Vorteil hat, dass man längere Texte in voller Länge sehen kann. Je nach Einstellung in 252 kann ein für dieses Feld ein Text vordefiniert werden, der bei dieser Buchungsart in jeder Buchungszeile angedruckt wird. In der Maske 2/252 kann man bei der jeweiligen Buchungsart durch die Eingabe von <ktoname> (z.B. Müller) im Feld Txt einstellen, ob beim Buchen automatisch der Kontoname im Buchungstext angedruckt werden soll.

Ab dem Band 102,1 besteht die Möglichkeit im Feld Text mit F8 in einer Werteliste die zuletzt freigegebenen Buchungstexte auszuwählen. Dafür muss man über Blockmenü Einstell. in die Maske Mitarbeiter Programmeinstellungen wechseln, um im Parameter Kontoauszug für Werteliste Buchungstext heranziehen J/N ein J hinterlegen.

Nach dem Text werden eigene Felder für Zuordnung der REAL-Merkmale angesprungen, wenn auch entsprechende Einstellungen bei den Buchungsarten getroffen sind:

steht der Cursor in diesem Felderblock – erkennbar durch orange Umrandung der aktiven Felder – kann man nun durch Betätigen der Anfangsbuchstaben in die Auswahl der REAL-Zuordnungen kommen

Top	Auswahl aus 10/4100

Bestandnehmer	Auswahl aus 10/4100

Schlüssel	Auswahl aus der Werteliste 10/494

Keine	wenn man eine bereits durchgeführte Zuordnung auflösen möchte, klickt man auf ‚K’eine und danach kann wieder neu zugeordnet werden.

ZAV-Sperre	In diesem Feld kann der Beleg für den Zahlungsverkehr gesperrt werden.
	Ist der Zahlungsverkehr im Einsatz, kann nun die Zahlungssperre für bestimmte Belege, die nicht sofort mit Fälligkeit überwiesen werden sollen, direkt in der Buchung eingegeben werden.
	Dieses Feld wird nur angesprungen, wenn auch entsprechende Einstellungen bei den Buchungsarten 2/252 getroffen sind. Steht der Cursor auf diesem Feld – erkennbar durch orange Umrandung des aktiven Feldes - kann man nun durch Betätigen der ‚Leerzeichen-Taste’ oder mit der Maus ein Hackerl setzen, und die Zahlungssperre dadurch aktivieren.

Retor.Dat.	Retounierungsdatum

Prüfer	Mitarbeiter, der die Prüfung durchgeführt hat. In der Maske 2/598 Einstellungen kann man über den Parameter Im ER-Buch nur Werteliste (2/180) oder Text zulassen W/T“ mit W steuern, dass man im Feld Prüfer mit F8 über eine Werteliste unter den in 2/180 angelegten Mitarbeitern wählen kann. Betrifft das Feld Prüfer in der Maske 2/5610 Eingangsrechnungsbuch, 2/5614 Eingangsrechnungserfassung und 2/5640 Kassabuch.
geprüft	Kennzeichen, ob die Rechnung geprüft ist. Steht der Cursor auf diesem Feld – erkennbar durch orange Umrandung des aktiven Feldes - kann man nun durch Betätigen der ‚Leerzeichen-Taste’ oder mit der Maus ein Hackerl setzen, um das Feld dadurch aktivieren.

freigegeben	Kennzeichen, ob die Rechnung für die Verbuchung freigegeben ist. Freigeben kann man erst, wenn vorher die Rechnung geprüft wurde.