In der Maske Buchungsdialog 502 werden alle Buchungen der laufenden Buchhaltung erfasst, sofern keine Zusatzmodule wie Kassabuch, Eingangsrechnungsbuch, elektronische Kontoauszüge, etc. im Einsatz sind. Nur Bilanzumbuchungen zum Jahresende werden in einer eigenen Maske Bilanzdialog 1000 eingegeben.
Die Buchungen werden in Perioden (Feld Peri) eingeteilt. Jede Periode entspricht in der Regel einem Kalendermonat (kann bei Rumpfwirtschaftsjahren auch kürzer sein). Vor Erfassung der Buchungen muss ein Buchungsdatum festgelegt, welches in der Regel der letzte Tag der zu buchenden Periode ist.
Das Buchungsdatum steuert die Zurechnung zum entsprechenden UVA-Monat. Mit der Buchungsperiode werden periodenreine Auswertungen ermöglicht.
Die Buchungsmaske ist so gestaltet, dass durch entsprechende Voreinstellungen die Erfassungsgeschwindigkeit bedeutend verbessert werden kann. Außerdem wird die Effizienz durch eine entsprechende Belegorganisation erhöht.
Es ist sinnvoll, die zu buchenden Belege nach Belegkreisen zu sortieren. Zuerst werden die Rechnungen und anschließend deren Zahlungen erfasst. Bei der Verbuchung der Rechnungen (z.B.: AR) ist darauf zu achten, dass als Belegnummer die Rechnungsnummer verwendet wird. So besteht bei der Zahlungsbuchung die Möglichkeit, dass statt dem Personenkonto nur mehr die Belegnummer mit vorangestelltem Beistrich oder Punkt (z.B.: ,123456) eingegeben werden muss, und die Buchung wird automatisch fertiggestellt.
Das Buchen mit Konzernen (hauptsächlich im REAL-Bereich) ist möglich, wobei der Klient jeweils im neuen Feld Klient eingegeben wird. Wird im oberen Block kein Konzern ausgewählt, wird dieses Feld übersprungen.
Werden im REAL Konzerne gebucht, wird der Name des Objektes/Klienten unter der Zeile mit den Kontensalden angezeigt:
