Per

In diesem Feld wird die Periode ausgewählt, und zwar immer die Periodennummer laut Periodeneinteilung. (kann mit der Taste Werteliste () abgefragt werden)

Bdat

In diesem Feld steht das dazugehörige Buchungsdatum (der letzte Tag einer Buchungsperiode).

ED

Dieses Feld zeigt das Erfassungsdatum an; nach diesem Datum wird das Journal ausgedruckt.

BA

Im ersten Feld wird die Buchungsart erfasst (z.B. ER), wodurch sämtliche in der Maske 252 Buchungsarten eingestellten Parameter aktiviert werden.

BS

Das Feld Buchungssymbol wird in der Regel übersprungen, da das Buchungssymbol meist bereits in der Buchungsart voreingestellt ist. Ist dies nicht der Fall, so wird hier ein Buchungssymbol eingegeben, das auf der OP-Liste angedruckt wird.

BelDat

Als Belegdatum ist immer das Rechnungsdatum (bei Bankbuchungen das Auszugsdatum) zu wählen, auch wenn dieses Datum nicht in der ausgewählten Buchungsperiode ist. (Der Monat lässt sich überschreiben.) Das Belegdatum wird auch für Mahnungen, Fremdwährungen, Konditionen, Zahlungsverkehr sowie die OP-Verwaltung herangezogen.

BelNr

Die Belegnummer dient bei Rechnungen zur OP-Zuordnung. Mit dieser Belegnummer wird bei der Zahlung der OP-Ausgleich durchgeführt. Diese Nummer sollte nach Möglichkeit mit jener Belegnummer identisch sein, die dann auf dem Zahlungsbeleg aufscheint. In der Regel wird das, die auf der Rechnung angedruckte Rechnungsnummer sein. Ist die Nummer identisch, so wird die Verbuchung der Zahlung wesentlich vereinfacht. Die Belegnummer dient zur eindeutigen Identifikation eines Beleges.

Fremdbelegnummer

Eine weitere Möglichkeit ist die Erfassung der internen fortlaufenden Belegnummer bei Eingangsrechnung, wobei die Rechnungsnummer (lt. Lieferantenbeleg) in die Fremdbelegnummer eingegeben wird.

Konto

Das Konto ist bei Rechnungen immer ein Personenkonto, bei Zahlungen immer das Zahlungsmittelkonto. Wird das Konto angesprochen, so erscheint im Feld Saldo der aktuelle Saldo (bei letztem Commit).

Ist die Kontonummer nicht bekannt, so kann folgendermaßen abgefragt werden:

Konto-Abfrage:

Im Feld Konto wird bei Sachkonten eine 1, bei Debitoren eine 2 und bei Kreditoren eine 3 eingegeben und die Taste Werteliste (z.B. 3) gedrückt. Man wechselt in die Maske 302 Kurzinfo-Sachkonto oder 352 Kurzinfo- Personenkonto, wo man nach dem Kontennamen bzw. nach dem Synonym abfragen kann. Wird das Konto gefunden, so übernimmt man es mit Commit () in die Buchungsmaske.

Bei REAL-Kunden kann mit der Tastenkombination 4 +  in die Auswahl der Bestandnehmer (10/4100) verzweigt werden, wo dann der entsprechende Mieter ausgewählt und das Debitorenkonto automatisch übernommen werden kann.

Ab dem Band 99.92 gibt es für Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen die Möglichkeit die Kontosuche ohne Eingabe von 2 oder 3 durchzuführen, indem man einfach den Namen im Feld Konto eingibt,

und anschließend die Taste ‚Eingabe‘ () gedrückt wird. Gibt es nur ein einziges Lieferanten-Konto mit dem eingegebenen Namen, wird dieses automatisch übernommen.

Gibt es mehrere Lieferanten-Konten mit diesem Namen, geht die Maske 2/352 mit voreingestellter Auswahl auf und man kann einfach mit dem Cursor das richtige Konto auswählen. Mit F12 wird das Konto übernommen. Der Cursor springt nach der Befüllung des Kontos automatisch ins Feld Gegenkonto weiter.

Die Auswahl bei Ausgangsrechnungen funktioniert analog, mit Vor-Definition ‚2‘ für Debitoren.

Bei anderen Buchungsarten (als ER / AR) besteht die Möglichkeit der Suche, indem vor die gewünschte Kontobezeichnung eine 1 (Sachkonto), 2 (Debitor) oder eine 3 (Kreditor) gesetzt wird. (siehe Bild)

Mit der Taste „Eingabe“ wird die Suche gestartet. Gibt es mehrere Werte, geht die Maske 2/302 auf, und man kann das korrekte Konto auswählen. Gibt es nur ein Konto mit dieser Bezeichnung, wird dieses Konto automatisch übernommen, und der Cursor springt ins Feld Gegenkonto.

Die Funktionalität der Debitorensuche im REAL ist auch weiterhin vorhanden, durch Eingabe von 4 und dem Bestandnehmer-Namen.

Die Maske 10/4100 mit der Auswahl wird geöffnet, oder gibt es nur einen Bestandnehmer mit diesem Namen, dann wird das Feld automatisch befüllt. Ist die automatische Abfrage in 10/4100 nicht eingestellt (Mitarbeiter-Einstellungen in 2/502), werden die Abfragekriterien in die Maske 10/4100 übernommen.

Bei der Suche ist, analog zum IGEL-Abfragemodus, auch möglich mit %-Zeichen zu arbeiten, z.B.: str%aufz – führt zum Konto Strom Aufzugsanlage (Groß- und Kleinschreibung muss nicht beachtet werden) Werden keine Ergebnisse mit den gewünschten Kriterien gefunden, steht der Cursor wieder im Feld, aus dem die Suche gestartet wurde und der eingegebene Text wird geleert.

Konto anlegen:  

Ist ein Sachkonto bei diesem Klienten noch nicht angelegt - es existiert jedoch beim Referenzklienten - so kann im Klientenblock der Referenzklient abgefragt werden, die Kontonummer wie beschrieben gesucht und mit Commit () übernommen werden.  Ist die Kontonummer dieses Kontos schon vorher bekannt, so reicht es, wenn es in der Buchungsmaske einfach angesprochen wird. Mit einem kurzen Warnton erscheint im Hilfetext „Dieses Konto wird aus Standardkontenrahmen dupliziert!“ und es kann weitergebucht werden.

Ist ein Konto neu anzulegen, so wechselt man vom Feld Konto mit der Taste Menüleiste () in die Menüzeile und wählt Sachkonto neu bzw. Personenkonto neu und es erscheint folgende Maske:

Im Feld Konto, welches kopiert werden soll, wird ein Konto eingegeben, das von der Definition identisch oder sehr ähnlich ist. Ist ein solches Konto nicht bekannt, so kann mit der Taste Werteliste () in die Abfrage gewechselt werden.

Im Feld Die neue Definition werden die neue Kontonummer und die neue Kontenbezeichnung eingegeben. Mit Commit () wird das neue Konto in die Kontenmaske (300 bzw. 350) übernommen. Bei Sachkonten ist darauf zu achten, dass der Umsatzsteuerschlüssel, die Kontoart, die Kontoklasse und die Kontogruppe stimmen, bei Personenkonten ist das Sammelkonto zu kontrollieren und, falls gewünscht, die entsprechende Person zu erfassen. Ist das Konto richtig angelegt, so wird es mit Commit () in die Buchungsmaske übernommen.

UID Überprüfung

Wird ein Personenkonto im Feld Konto erfasst, wird die in 2/350 hinterlegte UID Nummer auf seine Richtigkeit überprüft, und bringt die daraus resultierende Informationsmeldung unterhalb der Anzeige der Konto-Bezeichnung. Ist die Nummer korrekt, wird sie in grün dargestellt, und ist sie nicht korrekt, dann ist die Meldung unterhalb der Kontobezeichnung rot dargestellt. Zu diversen Voreinstellungen siehe Kapitel 18, ab Seite 240.

Berechtigung bezügl. Kontoauszug 6010

Ist ein User nicht für den Kontoauszug 6010 berechtigt, kann dieser über das Feld Konto nicht mehr mit F4 in den Kontoauszug 6010 durchsteigen. Es erscheint eine Meldung: „Ich darf diese Programm leider nicht aufrufen!“  

S

Neben dem Konto gibt es das Feld S. Es zeigt bei Sachkonten an, ob auf diesem Konto Einzelbuchungen oder Sammelbuchungen vorgenommen werden. Diese Definition wird aus der Sachkontendefinition übernommen, (siehe 2.6.1.1) kann aber pro Buchungszeile übersteuert werden. So ist es möglich, einzelne Buchungen als Einzelbuchungen auf Konten zu buchen, wo normalerweise nur Sammelbuchungen gemacht werden.

Gegenkonto

Im Feld Gegenkonto wird bei Rechnungen das Sachkonto eingegeben. Die Kontenneuanlage und -suche erfolgt im Feld Gegenkonto wie im Feld Konto (siehe oben). Neben dem Gegenkonto befindet sich das Feld S, welches anzeigt, ob es sich auf dem Gegenkonto um eine Einzel- oder eine Sammelbuchung handelt.

In der Buchungsmaske ist ab sofort eine Suchfunktion nach der OCRB Nummer möglich. Diese Nummer ist auf den Mahnungszahlschein ersichtlich und ist fortlaufend.

Wird in 2/502 im Feld Gegenkonto ein Beistrich oder ein Punkt und der Buchstabe O als Klein- oder Großbuchstabe („.o“ oder „.O“) + ORCB Nummer eingegeben, erscheint - sobald mit ENTER bestätigt wird - das Debitorenkonto.

Splittbuchung

Wird kein Gegenkonto eingegeben (oder 0 statt dem Gegenkonto), wird eine Splittbuchung begonnen.

Die Splittbuchung ist durch ein + in der 1.Spalte der Buchungsmaske gekennzeichnet. Die Splittbuchung ist dann zu Ende, wenn der Kontrollsaldo auf null ist. Vorher kann die Splittbuchung nicht verlassen werden. Beim Abschluss einer Splittbuchung kann der Saldo mit F8 übernommen werden. Ob in der Splittbuchung Brutto- oder Nettobeträge eingegeben werden, wird in der Maske Buchungsart 252 definiert.

Soll-Haben-Prüfung

Mit der Taste STRG+S kann eine Soll-Haben-Prüfung in der Buchungsmaske durchgeführt werden. (siehe Bild)

Gesamt > Soll / Haben-Prüfung für alle Buchungen in der Buchungsmaske

BuchArt > Soll / Haben-Prüfung für die Buchungsart (Bank, Kassa usw.) auf dessen Zeile man sich gerade befindet

Bel.Nr. > betrifft die Prüfung für die aktuelle Buchung. Ist die Soll / Haben-Prüfung in Ordnung (Saldo auf null), dann kann man die Buchungen freigeben.

KS/T

Wurde bei den Sachkonten (2/300) Kostenstellen angelegt, dann wird im Feld KS/T die Kostenstellennummer eingegeben. Auf diesem Feld kann mit der Taste Werteliste () die gewünschte Kostenstelle ausgewählt werden. Wird keine Kostenstelle ausgewählt, so gerät man in eine Kostenstellensplittbuchung. Der gesamte Nettobetrag muss auf Kostenstellen aufgeteilt werden. Die Splittbuchung ist dann beendet, wenn im Kontrollfeld (siehe Splittbuchung) Null steht.

UCDB

Das Feld UCDB unterteilt sich in drei Felder: Feld (U)

1.    Feld (U) Hier wird angezeigt ob es sich um Umsatzsteuer (U), Vorsteuer (V) oder Erwerbssteuer (E) handelt. U oder V wird im Sachkontenstamm des Gegenkontos definiert. Erwerbsteuer wird automatisch vorgeschlagen, wenn beim Lieferantenkonto eine Umsatzsteueridentifikationsnummer angelegt ist. Soll Erwerbsteuer berechnet werden, obwohl keine UID-Nummer beim Lieferanten eingegeben wurde, so muss im dritten Feld (B) ein E eingegeben werden. (siehe unten)

2.    Feld (CD) Hier wird der Umsatzsteuercode eingegeben (Anlage im Menü 230; siehe 2.3). Auch hier können mit der Taste Werteliste () die möglichen Codes abgefragt werden. Der Umsatzsteuercode kann in den Stammdaten des Gegenkontos fixiert werden und wird dann hier vorgeschlagen (bei Vorsteuer kann übersteuert werden, bei Umsatzsteuer ist die Vorgabe in den Kontenstammdaten verpflichtend).

3.    Feld (B / N) In diesem Feld wird eingegeben, ob der Buchungsbetrag brutto oder netto ist. Dies wird in den Buchungsarten (siehe 2.5) voreingestellt, kann aber von Buchung zu Buchung individuell ausgebessert werden. Das Feld wird jedoch automatisch übersprungen. Wenn dort eine Eingabe erfolgen soll, muss vom Betragsfeld mit der Taste voriges Feld (SHIFT+TAB) auf das Feld B zurückgesprungen werden. Wird statt B oder N ein E eingegeben, so wird das E in das erste Feld (U) übertragen, und von dieser Buchung Erwerbsteuer gerechnet, auch wenn  beim Personenkonto 2/350 keine UID- Nummer hinterlegt ist.

Betrag

In der Spalte wird der Buchungsbetrag (brutto oder netto, je nachdem was im Feld B steht) eingegeben. Es können maximal 2 Kommastellen eingegeben werden. Der Betrag wird ohne Tausenderpunkt mit dem Komma auf dem numerischen Block eingegeben. Sind keine Cent Beträge zu erfassen, so müssen keine Nullen eingegeben werden.

In diesem Feld besteht eine Rechenfunktion. In den Feldern Betrag, Ust/Skto und FW-Betrag ist es nun möglich zu rechnen:

Durch Eingabe der Beträge und der Rechenformel und nach der Eingabe-Taste („ENTER“) wird das Ergebnis im Feld Betrag dargestellt:

S/H

Das Soll-Habenkennzeichen bezieht sich immer auf das erste Konto; in der Regel auf das im Feld Konto eingetragene Konto. Ist im Feld Konto kein Konto eingetragen (siehe Splittbuchung), dann bezieht sich das Soll- Habenkennzeichen auf das Gegenkonto. Da die Reihenfolge der Konten bei Rechnungen und bei Zahlungen fix vorgegeben ist (bei Rechnung zuerst das Personenkonto, dann das Sachkonto; bei Zahlungen zuerst das Zahlungsmittelkonto), wird der Buchungssatz mit dem Soll-Habenkennzeichen gesteuert.

USt/Skto

Im Feld USt/Skto wird bei einer Umsatzsteuerbuchung der Umsatzsteuerbetrag angezeigt. Ist der Vorsteuercode *, so kann im Feld USt/Skonto der Umsatzsteuerbetrag eingegeben werden.

Bei Zahlungen mit OP-Ausgleich (Vollausgleich) wird in diesem Feld der Skonto angezeigt bzw. erfasst.

Text

Im Feld Text können bis zu 240 Zeichen Text erfasst werden. Der Buchungstext besteht aus zwei Teilen, was den Vorteil hat, dass man längere Texte in voller Länge sehen kann.

Skontoausgleich ist nun auch ohne OP Ausgleich möglich:

Im Buchungstext muss <UST Prozentsatz><Kz USt> (z. B. 20V, 10V oder 20U, 10U) stehen. Sobald dieser Text als Buchungstext erfasst wird, springt man automatisch in das Feld Ust/Skto, um hier den Skontobetrag zu erfassen.

Bei der Freigabe der Buchungen wird nun anhand des in der Buchungsmaske hinterlegten Steuercodes auf das richtige Skontokonto gebucht.

Im Feld Text kann mit  eine Werteliste aufgerufen werden, die die Buchungstexte des Kontoauszuges/Journal anzeigen, die übernommen werden können.

In dieser Werteliste werden alle freigegebenen Buchungen des Kontos angezeigt. Wurde eine Splittbuchung gebucht, werden die Texte des Gegenkontos angezeigt. Die Anzeige wird anhand des Datums sortiert, wobei die aktuellsten Buchungen immer zuerst angezeigt werden. Es sind auch die Texte aller Geschäftsjahre zu sehen.

Zur weiteren Information stehen in den Spalten

Text

Belegdatum

Beleg (-nummer)

S/H Kennzeichen

Betrag

Übernommen werden können die Texte folgendermaßen: Man stellt sich mit dem Cursor (=schwarzer Balken) auf die jeweilige Zeile, und nach Betätigung der Taste „Eingabe“, wird der Text in die Maske 2/502 übernommen. Hier kann gegebenenfalls der Text noch bearbeitet oder ergänzt werden.

Es gibt auch die Möglichkeit, in der Werteliste zu suchen: Man gibt im Fenster Suche den gewünschten Buchstaben ein, und die Texte, die mit diesem Buchstaben beginnen, werden gefiltert.

.

Oder man erfasst im Fenster „Suche“ den Suchbegriff, eingegrenzt durch %-Zeichen und klickt auf Suche:

Diese Funktionalität kann mit der Mitarbeiter-Einstellungsparameter in 2/502 ein-/ausgeschaltet werden:

Das Textfeld dient außerdem zur Steuerung verschiedener Vorgänge:

OP Ausgleich: # an der ersten Stelle des Textes mit anschließender  Belegnummer bedeutet Vollausgleich * an der ersten Stelle des Textes mit anschließender Belegnummer bedeutet Teilausgleich.

Anzahlungen: + an der ersten Stelle des Textes bei der Verbuchung einer Ausgangsrechnung zu einer Anzahlung erzeugt folgende Automatikbuchung: Umsatzsteuerkonto an USt Evidenzkonto-Anzahlungen siehe auch 4.4 Anzahlungen Wird im Textfeld bei Zahlungen die Taste Detail () betätigt, so verzweigt das Programm automatisch in die OP-Ausgleichsmaske.

Mit   besteht die Möglichkeit den Text von der oberen Zeile zu übernehmen

ZAV-Sperre

In diesem Feld kann der Beleg für den Zahlungsverkehr gesperrt werden. Ist der Zahlungsverkehr im Einsatz, kann nun die Zahlungssperre für bestimmte Belege, die nicht sofort mit Fälligkeit überwiesen werden sollen, direkt in der Buchung eingegeben werden. (Dieses Feld wird nur angesprungen, wenn auch entsprechende Einstellungen bei den Buchungsarten 2/252 getroffen sind.)

Steht der Cursor auf diesem Feld – erkennbar durch orange Umrandung des aktiven Feldes - kann man nun durch Betätigen der ‚Leerzeichen-Taste’, oder mit der Maus ein Hackerl setzen, und die Zahlungssperre ist aktiviert. Durch diese Zahlungssperre wird nun der offene Posten für die Überweisung gesperrt. (in 2/820 zwar ersichtlich, aber gesperrt)

Konto 6200 OP-Informationen

die Sperre kann in der Maske 2/6200 herausgenommen werden, indem der Inhalt des Feldes ‚Z’, also das ‚S’ für Sperre einfach rausgelöscht wird

Konto 6200 OP-Informationen

diese gesperrten Belege werden in den Zahlungsverkehr mit dem Status ‚S’ für ‚Sperre’ übernommen