Person, 190

Bei dieser Maske handelt es sich um eine, von allen Programmen zentral genutzte Maske. Überall wo Personen (oder Firmen) aus der Datenbank benötigt werden, wird auf diese Maske zurückgegriffen (Buchhaltung, Lohnverrechnung, ANBU, Honorarverrechnung etc.). Es ist daher sehr wichtig, die Daten hier gewissenhaft zu erfassen und regelmäßig zu warten.

Auch hier ist das Programm im Abfragemodus; man wechselt mit ESC in den Bearbeitungsmodus.

Syn	Das Feld Synonym dient zur Suchhilfe. Der Nachname wird in Großbuchstaben angezeigt, dadurch muss man bei der Suche nicht auf Groß- Kleinschreibung achten. Das Synonym kann auch vom Nachnamen abweichend eingegeben werden. Wenn eine neue Person angelegt wird, dann ist es sinnvoll, das Feld Synonym mit zu überspringen, und der Nachname wird automatisch übernommen.

P/F	legt fest, ob es sich bei der anzulegenden Person um eine Firma oder um eine natürliche Person handelt. Für eine natürliche Person ist P einzugeben, für eine Firma der Buchstabe F. Gibt man F ein, so werden die Felder Titel, Vorname, Familienstand und SV- Nummer übersprungen.

An	In dieser Maske wird die Anrede definiert, das Geschlecht, sowie 1., 3. und 4. Fall festgelegt. Damit kann in diversen Briefen, in Honorarnoten und in Mahnungen gearbeitet werden. Die Anrede wird auch in Briefen und diversen Listen verwendet. Es sollte daher bei jeder Person die richtige Anrede zugeordnet sein. Mit wird nach den angelegten Anreden abgefragt, und mit wird die gewünschte Anrede übernommen. In diesem Feld werden Codes verwendet, die im Menü 9702 festgelegt wurden.

RF	In dem Feld Rechtsform wird bei Firmen die richtige Rechtsform eingegeben (Auswahl mit möglich. Ist diese Liste nicht komplett, so kann sie in 9706 ergänzt werden.)

Titel	In diesem Feld wird ein möglicher Titel bzw. akademischer Grad eingegeben. Man wählt mittels den gewünschten Titel aus und übernimmt mit . Sollte der benötigte Titel dem System noch nicht bekannt sein, so kann er im Menü 9704 nacherfasst werden. Das betrifft alle Titel, die vor dem Namen gestellt werden.

Vname:	der Vorname darf maximal 30 Zeichen lang sein.

NName1:	der hier eingetragene Nachname bzw. Firmenname darf maximal 40 Zeichen umfassen und wird in den Listen als Nachname angedruckt.

NName2:	sollte das Feld NName1 nicht ausreichen, so kann der Nachname bzw. der Firmenname geteilt werden, und der zweite Teil hier eingetragen werden. In den Honorarnoten und in den Mahnungen besteht dann die Möglichkeit, die beiden Namen untereinander anzudrucken.

Titel:	Betrifft alle Titeln, die nach dem Nachnamen gestellt sind. Werden in der Maske 2/9742 definiert.

PLZ	Mit der Postleitzahl ist der Ort verbunden. Kennt das System eine Postleitzahl bereits, so wird automatisch der Ort dazu angezeigt. Bei neuen Postleitzahlen „lernt“ das System. Beim nächsten Mal wird der richtige Ort zugeordnet.

Straße und Nr.	(Hausnummer) sind in die entsprechenden Felder einzusetzen. Beim Feld Straße gibt es eine neue Werteliste, die auf die Daten der Statistik Austria zugreift. Wird im Feld Postleitzahl ein Wert eingegeben, kann im Feld Straße mit in die Maske Straßenauswahl gewechselt werden, wo alle Straßen des Ortes vorgeschlagen werden. Wird im Feld Postleitzahl ein Punkt eingegeben, kann im Feld Straße zuerst die Postleitzahl ausgewählt werden. Weicht der Straße zugeordnete Ortsname vom aktuell im Feld Ort hinterlegten Wert ab, dann wird der Ortsname aktualisiert; vorausgesetzt, dass er in der Maske 9724 hinterlegt ist, bzw. im Feld Ort ein Punkt eingegeben wurde. Ansonsten kommt eine Abfrage, ob der Ortsname aktualisiert werden soll. Wird mit „Ja“ geantwortet, dann wird die Kombination Postleitzahl und Ortsname in der Maske 9724 gespeichert.

Lan:	Der Ländercode der Wohnadresse ist mit abzufragen. Sollte das Land im System nicht vorhanden sein, so kann es im Menü 9720 angelegt werden.

BundLd	Mit kann das Bundesland ausgewählt werden. Alle Österreichischen Bundesländer sind bereits angelegt. Wird ein Bundesland aus einem anderen Staat benötigt, ist es im Menü 9722 zu erfassen.

Staatsbürg	Die Staatsbürgerschaft wird mittels Kürzel eingegeben. Mit wird der Ländercode abgefragt. Sollte die Person aus einem Land stammen, dessen Code noch nicht erfasst ist, so kann das im Menü 9720 ergänzt werden.

Rg	Die Region kann im Menü 9726 angelegt werden. Dieses Feld dient zur Information - ist ansonsten aber ohne Bedeutung und kann daher in der Regel frei bleiben.

Indiv. Anrede	Betrifft die BI-Serienbriefe, und können dort angedruckt werden!

Grußformel	Betrifft BI-Serienbriefe, und können dort angedruckt werden, mit Hilfe eines Support MAs!

Branch	Mit Hilfe dieses Feldes kann die Firma einer Branche zugeordnet werden, die dann auf dem Bilanzdeckblatt angedruckt wird. Es kann in jedem Brief verwendet werden und die Sortierungen für z.B. Serienbriefe ermöglichen. Das Standardangebot umfasst ca. 150 verschiedene Branchen, diese können jederzeit im Menü 9710 ergänzt und erweitert werden.

Berufsgrp.	hier besteht die Möglichkeit, die Personen nach Berufsgruppen zusammenzufassen. Die Berufsgruppen können im Menü 9716 erfasst werden. Sie können neben den Branchen zu weiteren Bündelungen von bestimmten Personen (z.B. zum Zweck von Serienbriefen) dienen.

SV-Num	In das Feld SV-Num wird die Sozialversicherungsnummer (10stellig) eingegeben. Diese kommt in der Lohnverrechnung zum Tragen. Es wird eine automatische Plausibilitätsprüfung durchgeführt, falls die Nummer nicht entspricht, erscheint eine Warnung auf dem Bildschirm. Ist die SV Nummer richtig eingegeben wird das Feld mit dem Geburtsdatum GebD automatisch ausgefüllt.

Geburtsdatum	Sollte keine SV Nummer eingegeben worden sein, so ist hier das Geburtsdatum im Format TT.MM.JJJJ einzugeben. Handelt es sich nicht um eine natürliche Person sondern um eine Firma, ist hier das Gründungsdatum einzugeben.

UID/GSVG-Nr.	Im Feld kann die UID-Nummer des Bestandnehmers oder die GSVG-Nummer der jeweiligen Person erfasst werden. Dieses Feld ist doppelt belegt, da nicht beide Informationen gleichzeitig bei einer Person benötigt werden.

Status	bedeutet Familienstand und kann mittels ausgewählt werden. Sollten die vorgegebenen Möglichkeiten nicht ausreichen, so kann das Angebot in der Maske 9712 erweitert werden.

DG-Nr.	dient der Erfassung der Auftragnehmer Dienstgebernummer für AGH (Auftraggeberhaftung für Bauleistungen)

Inf	In diesem Feld kann eine beliebige Information - die Person betreffend - hinterlegt werden. Der Text kann bis zu 240 Zeichen umfassen. In der Regel werden in diesem Feld bei Firmen Ansprechpersonen, Zugehörigkeiten, Verflechtungen etc. notiert.

N / J	Das letzte Feld neben dem Infofeld bietet die Möglichkeit, eine Person ausschließlich für die Lohnverrechnung sichtbar zu machen, indem man in diesem Feld ein J eingibt. So scheint diese Person ausschließlich im Lohn auf, sie muss allerdings vorher im Lohn angelegt worden sein. Ansonsten steht hier immer der Buchstabe N.

Nun ist die Person komplett erfasst. Mit der Taste wechselt man in den Kommunikationsblock.

Hier werden alle bekannten Telefon-, Mobiltelefon-, Privattelefonnummern, Emailadresse und Faxnummern erfasst.

Auch hier ist es unbedingt notwendig und ratsam, jede neue Information sofort einzugeben. Sehr wichtig ist auch, dass die Telefonnummern ständig gewartet werden und am neuesten Stand sind.

Seq	(Sequenz) definiert die gewünschte Anzeigenreihenfolge der Nummern (Sortierung). Im Menü 9734 kann die entsprechende Kommunikationsart definiert werden, welche bei dieser Sequenz angezeigt wird. Von Beginn an sollten die Sequenzen immer in Zehnerschritten erfasst werden, damit ein nachträgliches Einfügen neuer Nummern ohne Umstände möglich ist.

Kom.art	Im Feld Kommunikationsart wird der entsprechende Code entweder laut Definition vorgeschlagen oder manuell eingegeben. Mit können die möglichen Kommunikationsarten abgefragt werden. Gibt es eine Kommunikationsart, die hier nicht erfasst ist, so kann diese im Menü 9732 nacherfasst werden.

Vorwahl, Nummer	Jede Telefonnummer ist in Vorwahl, Nummer und Klappe zu teilen und entsprechend einzugeben. Das ist wichtig, um zu gewährleisten, dass alle Nummern einheitlich erfasst sind und einheitlich abgefragt werden können.

Kw	hier besteht die Möglichkeit eine Kurzwahlnummer einzugeben, soweit sie vorhanden ist.

Information	In diesem Feld kann eine freie Zusatzinfo pro Telefonnummer eingegeben werden, mit max. 240 Zeichen.

Ist die Person fertig erfasst, so übernimmt man mit Commit () das Gespeicherte in die Klienten Maske. Mit nochmaligem Commit () wird nun diese Person als Klient der Kanzlei angelegt.